Informativa Privacy ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 (“GDPR”)

MAFG S.r.l. con sede legale in Milano (MI) – Via Caio Secondo Plinio n. 11 – 20129 (“MAFG“), in qualità di Titolare del trattamento nei termini previsti dalla presente informativa, informa l’utente (“Interessato” o “Utente“) ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 (“GDPR“) e dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali rappresentata dal D.lgs. 196/2003, così come successivamente modificato dal D.lgs. 101/2018 e ss. mm. e ii. (di seguito, “Codice Privacy“), nonché da qualsiasi e ulteriore regolamentazione emanata dal Garante (e.g. provvedimenti, linee guida, autorizzazioni generali, etc.) (di seguito, “Normativa Privacy“), che i Suoi dati personali saranno trattati secondo le modalità e finalità previste nella presente informativa.

1) Premessa

In via preliminare, La informiamo che MAFG tratta i Suoi dati personali sotto un duplice aspetto. Da un lato, MAFG raccoglierà e tratterà per conto dell’organizzazione interessata ad interagire con Lei (l'”Organizzazione“) e sulla base delle istruzioni dalla medesima impartite una serie di dati personali a Lei riconducibili e come di seguito specificati (“Dati Personali“). Rispetto a tali Dati Personali MAFG agisce in qualità di responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR e ciò per permettere di eseguire una valutazione del Suo profilo professionale. I Dati Personali saranno trattati valutando i Suoi stili comportamentali e per finalità di gestione, crescita professionale, formazione e/o sviluppo di nuove opportunità di business che l’Organizzazione, in qualità di titolare del trattamento ex art 4.7 GDPR, intende perseguire.

Sotto tale aspetto MAFG non offre mediante la propria tecnologia – come sotto meglio specificata – servizi di intermediazione nell’ambito del mercato del lavoro né ogni altra attività riservata ai sensi del D. Lgs. 276/2003. MAFG, pertanto, agisce quale soggetto dotato di una specifica tecnologia in grado di mettere a disposizione dell’Organizzazione un potenziale interlocutorio e di generazione di nuove opportunità di business funzionale agli assetti strategici e di sviluppo dell’Organizzazione.

I Dati Personali saranno trattati mediante la piattaforma Nexthire.AI, che utilizza un software basato su l’intelligenza artificiale (“Piattaforma“). Attraverso la Piattaforma verrà svolta una intervista condotta da un avatar e sarà registrata in formato audio e video (quest’ultimo solo se da Lei attivato) e trascritta per elaborare una valutazione delle Sue soft skills (“Intervista“). La valutazione sarà fatta dalla Piattaforma secondo il metodo “STAR process” (Situation, Task, Action, Result), tenendo in considerazione 11 categorie di soft skills (stabilità emotiva; comunicazione; gestione delle persone; potenziale; relazione – collaborazione, piacevolezza, accessibilità; coscienziosità – organizzazione, strutturazione; leadership; pensiero analitico e strategico; flessibilità; orientamento al cliente; innovazione e creatività) e i relativi risultati saranno condivisi con Lei in forma sintetica e con l’Organizzazione. Parimenti, MAFG attraverso la Piattaforma può analizzare le informazioni desumibili dal profilo professionale contenuto all’interno del curriculum vitae fornito dall’Organizzazione o presente su canali di recruiting o su fonti pubbliche o pubblicamente accessibili.

Le finalità di tale trattamento saranno specificate e descritte nell’ idonea informativa ex art. 13 del GDPR dell’Organizzazione e a Lei fornita in occasione del primo contatto utile con MAFG. Pertanto, per maggiori informazioni sul trattamento dei suoi Dati Personali relativi all’Intervista, La invitiamo a prendere visione dell’informativa resa da parte dell’Organizzazione.

2) Il ruolo di MAFG

Con il presente documento, MAFG intende spiegarLe in che modo tratterà i Dati Personali da Lei forniti nel corso dell’Intervista, reperiti sui canali di recruiting o su fonti pubbliche o pubblicamente accessibili e/o messi disposizione da parte dell’Organizzazione per finalità proprie e diverse da quelle dell’Organizzazione.

a) Titolare del trattamento dei Dati Personali

MAFG in qualità di titolare del trattamento (di seguito, il “Titolare“), tratterà i Suoi Dati Personali in conformità a quanto stabilito dalla Normativa Privacy, solo per le finalità e nelle modalità descritte dalla presente Informativa Privacy. In tutti gli altri casi, MAFG tratterà i Suoi Dati Personali in qualità di responsabile del trattamento ex art. 28 del GDPR per conto dell’Organizzazione, alla cui informativa privacy si rimanda espressamente.

Il Titolare del Trattamento potrà designare uno o più responsabili del trattamento dei dati personali ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, che, per conto del Titolare del Trattamento, forniscono specifici servizi elaborativi o attività connesse, strumentali o di supporto adottando tutte quelle misure tecniche e organizzative adeguate a tutelare i diritti, le libertà e i legittimi interessi che sono riconosciuti per legge agli Interessati.

b) Descrizione del trattamento

Il Titolare tratterà i Suoi Dati Personali per il conseguimento di finalità precise e solo in presenza di una specifica base giuridica prevista dalla Normativa Privacy. Nella seguente tabella sono elencate le finalità per cui i Suoi Dati Personali sono trattati dal Titolare e la base giuridica su cui si basa il trattamento. I Dati Personali sono raccolti dal Titolare nel corso dell’Intervista, reperiti sui canali di recruiting o su fonti pubbliche o pubblicamente accessibili e/o messi a disposizione dall’Organizzazione, ai fini del processo di valutazione svolto da MAFG.

Di regola, il Titolare non tratterà dati appartenenti a categorie particolari (e.g. dati relativi alla salute), ma ciò potrebbe accadere nel caso in cui Lei fornisse tali dati nel corso dell’Intervista, all’interno dei curriculum vitae trasmessi o nel caso in cui l’Intervista fosse rivolta a persone appartenenti a Categorie Protette. In tali casi i Suoi dati particolari saranno trattati nell’ambito delle finalità previste dall’Organizzazione previa identificazione di idonea base giuridica ai sensi dell’art. 9, par. 2 del GDPR. Ad ogni modo, La invitiamo – laddove non richiesto – a non conferire dati appartenenti a categorie particolari.

c) Fonte dei Suoi dati personali

I Suoi Dati Personali sono stati raccolti dalle seguenti fonti e con diversi metodi:

1. potrebbero essere stati forniti a MAFG dall’Organizzazione che ha in essere un contratto di servizio con MAFG per l’utilizzo della Piattaforma prima di eseguire l’Intervista; o
2. potrebbero essere stati raccolti per il tramite dei canali di recruitment (e.g. Linkedin, Indeed etc.) o da altre fonti pubbliche o pubblicamente accessibili da parte di MAFG; o
3. saranno raccolti nel corso dell’Intervista.

d) Conseguenze della mancata comunicazione dei dati

Laddove la base giuridica rilevante sia l’adempimento un obbligo di legge o l’esecuzione di un contratto con il Titolare per l’utilizzo della Piattaforma, il conferimento dei suoi Dati Personali è obbligatorio. In questi casi, il loro mancato conferimento potrà determinare l’impossibilità per il Titolare di svolgere l’Intervista.

Negli altri casi, il loro conferimento è facoltativo e il suo eventuale rifiuto e/o conferimento di dati incompleti comporterà l’impossibilità per il Titolare di utilizzare i suoi Dati Personali per finalità di analisi statistica e allenamento dell’algoritmo della Piattaforma, per lo sviluppo di nuove opportunità di business o per dare corretto seguito alle Sue richieste sull’utilizzo della Piattaforma e dei servizi in essa erogati.

e) Decisioni automatizzate

MAFG, nella sua qualità di responsabile del trattamento, non utilizza i Suoi dati personali in alcun processo decisionale automatizzato (in cui le decisioni vengono prese esclusivamente tramite la creazione e l’applicazione di tecnologie senza alcun intervento umano) o di profilazione (elaborazione di dati personali con una serie di tecnologie che riducono l’intervento umano per valutare determinate condizioni rispetto a un individuo) che produca un effetto legale o di altro tipo altrettanto significativo che La interessi.

Ogni decisione che possa incidere sui Suoi diritti e libertà è infatti rimessa esclusivamente all’Organizzazione ed è basata sull’insieme dei dati personali ed informazioni in loro possesso e non unicamente sulle informazioni elaborate e comunicate da MAFG.

f) Destinatari dei Dati Personali

I Suoi Dati Personali potranno essere resi accessibili, per le finalità sopra menzionate, ai dipendenti, consulenti e ai collaboratori del Titolare appositamente nominati incaricati al trattamento ai sensi dell’art. 2-quaterdecies Codice Privacy o dell’art. 28 GDPR o potranno essere resi accessibili a soggetti identificati quali Titolari autonomi del trattamento.

In particolare, i Suoi dati potrebbero essere comunicati a:

• studi fiscali, contabili, legali che erogano in nostro favore attività di consulenza fiscale, contabile e legale;
• autorità pubbliche o giudiziarie, nei casi consentiti dalla legge;
• fornitori di servizi che, in qualità di responsabili del trattamento, erogano servizi IT, software e/o di amministrazione di sistema;
• altre Organizzazioni che utilizzano la Piattaforma e i nostri servizi per finalità di gestione, crescita professionale, formazione e/o sviluppo di nuove opportunità di business.

Potrà richiedere l’elenco aggiornato dei destinatari a cui saranno comunicati i Dati Personali in qualsiasi momento al Titolare, mediante specifica richiesta da inviare utilizzando i canali di contatto indicati nella presente Informativa.

g) Trasferimento dei Dati Personali

I Suoi Dati Personali saranno conservati all’interno dell’Unione Europea presso server di società terze, incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento.

Il Titolare del Trattamento può fornire l’accesso alla Piattaforma e ai servizi ivi indicati anche in altri Paesi, nel qual caso il trasferimento dei Dati in tali Paesi è strettamente limitato all’effettiva necessità di esserne a conoscenza. Il Titolare del Trattamento adotterà le misure necessarie per proteggere i Dati Personali degli Utenti e impedire l’accesso non autorizzato. I Dati Personali potrebbero essere trasferiti nei sistemi usati dal Titolare del Trattamento e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili del trattamento anche al di fuori dell’Unione Europea.

Nel caso in cui tale trasferimento avvenga verso Paesi che non forniscono lo stesso livello di tutela previsto dal GDPR o dalla normativa applicabile, o in ogni caso un livello adeguato a tutela dei Dati Personali, il Titolare del Trattamento garantirà che ciascuno di tali soggetti destinatari assuma obblighi contrattuali specifici in conformità alle normative applicabili in materia di protezione di dati personali (compresa la sottoscrizione delle Clausole Contrattuali Standard “SCC” approvate dalla Commissione Europea) ovvero in mancanza di una decisione di adeguatezza ai sensi dell’articolo 45, paragrafo 3 GDPR, o di garanzie adeguate ai sensi dell’articolo 46 GDPR, comprese le norme vincolanti d’impresa, chiederà, ai sensi dell’art. 49 del GDPR, la possibilità di trasferire i Dati Personali verso un Paese Terzo previa acquisizione di specifico consenso da parte dell’Interessato. In ogni caso, l’Utente potrà richiedere maggiori informazioni in merito al trasferimento dei Dati Personali, scrivendo all’indirizzo e-mail info@nexthire-ai.com.

h) Periodo di conservazione dei Dati Personali

Il periodo di conservazione dei Suoi Dati Personali è indicato nella tabella nel paragrafo b) di cui sopra.

Al termine del periodo di conservazione i Dati Personali saranno cancellati o anonimizzati in maniera irreversibile. Pertanto, allo spirare di tale termine il diritto di accesso, cancellazione, rettificazione ed il diritto alla portabilità dei Dati Personali non potranno più essere esercitati dall’Utente.

I Dati Personali saranno conservati a mezzo di archivi informatici, inclusi dispositivi portatili, adottando misure idonee a garantirne la sicurezza e a limitarne l’accesso esclusivamente al personale autorizzato dal Titolare del Trattamento e nello stretto ambito delle finalità sopra indicate.

i) Misure di sicurezza

Il Titolare del Trattamento ha adottato molteplici misure di sicurezza per proteggere i Dati contro il rischio di perdita, abuso o alterazione, coerentemente alle misure espresse nell’Articolo 32 del GDPR. Il trattamento viene effettuato mediante strumenti informatici e/o telematici, con modalità organizzative e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate.

j) Diritti degli interessati

Ai sensi di quanto previsto dagli artt. 15-21 GDPR, in relazione ai Dati Personali, Lei ha il diritto di:

• accesso ai Dati (art. 15): l’Interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare del Trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di Dati Personali che lo riguardano e, in tal caso, ottenere l’accesso ai Dati Personali in un formato elettronico di uso comune ed alcune informazioni sul trattamento (es. finalità, categorie di Dati trattati, destinatari, trasferimenti extra UE, attuazione di attività di profilazione, ecc.);
• rettifica dei Dati (art. 16): l’Interessato ha il diritto di ottenere la rettifica dei Dati Personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e/o l’integrazione dei Dati Personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
• cancellazione dei Dati o “diritto all’oblio” (art. 17): l’Interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare del Trattamento la cancellazione dei Dati Personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il Titolare del Trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i Dati Personali;
• limitazione del trattamento (art. 18): l’Interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare del Trattamento la limitazione del trattamento;
• portabilità dei Dati (art. 20): l’Interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati Personali che lo riguardano forniti ad un Titolare del Trattamento e ha il diritto di trasmettere tali Dati a un altro Titolare del Trattamento senza impedimenti da parte del Titolare del Trattamento cui li ha forniti;
• opposizione al trattamento (art. 21): l’Interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei Dati Personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f) del GDPR, compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni.
• Inoltre, le ricordiamo che è un suo diritto proporre un reclamo al Garante per la Protezione dei Dati, ove ne ricorrano i presupposti, al/i seguente/i indirizzo/riferimenti: Piazza Venezia n. 11 00187 ROMA, Fax: (+39) 06.69677.3785, Centralino telefonico: (+39) 06.696771, E-mail: garante@gpdp.it.

k) Come contattarci

In caso di dubbi o domande sulla presente informativa privacy, sul trattamento dei Dati Personali da parte del Titolare, sull’esercizio dei diritti secondo quanto descritto al paragrafo precedente, Lei può contattare il Titolare al seguente indirizzo e-mail: info@nexthire-ai.com.

l) Modifiche alla presente Informativa

La presente informativa potrà essere, in qualsiasi momento, modificata e/o aggiornata. Qualora il Titolare del Trattamento intenda trattare i Dati Personali dell’Interessato per finalità diverse rispetto a quelle indicate nella presente Informativa, si impegna a fornire, prima di tale ulteriore trattamento, adeguate informazioni in merito a tali diverse finalità e di effettuare tale ulteriore trattamento nel rispetto della normativa vigente, raccogliendo ove necessario lo specifico consenso dell’Interessato.

Data ultimo aggiornamento: Luglio 2025